Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das in der Praxis zwei Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.x (eine PDF mit eingebetteter XML-Datei). Beide kann eine Software ohne manuelles Abtippen verarbeiten.
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Sie gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“ — genauso wie Papier. Das ist die häufigste Verwechslung in Gesprächen mit Mandanten: Wer bisher PDFs verschickt, hat nicht umgestellt.
Welche Fristen gelten
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Eine E-Mail-Adresse und ein Ablageort genügen; ein Zustimmungsrecht des Empfängers gibt es nicht mehr.
Bis 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen Rechnungen noch auf Papier oder als PDF ausstellen, wenn der Empfänger einverstanden ist. Ab 1. Januar 2027 ist die E-Rechnung Pflicht — mit einer Ausnahme: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen bis 31. Dezember 2027 weiter sonstige Rechnungen stellen. Ab 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben ausgenommen.
Der Umstieg in vier Schritten
Erstens: Empfang klären. Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen, ein Ablageort, der die Datei unverändert und zehn Jahre lesbar hält. Bei uns läuft das über das Mandantenportal — die XML wird direkt in die Buchhaltung übernommen.
Zweitens: Ausstellung prüfen. Die meisten Rechnungsprogramme, Warenwirtschafts- und Handwerkersysteme können inzwischen XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Fragen Sie den Anbieter nach dem Profil „EN 16931“ und lassen Sie eine Testrechnung erzeugen.
Drittens: Prozess festlegen. Wer stellt Rechnungen, wer prüft Eingangsrechnungen, wer gibt frei. Das gehört in die Verfahrensdokumentation nach GoBD — ein Absatz genügt, wenn er stimmt.
Viertens: Stichtag setzen. Wer bis Ende 2026 umstellt, erspart sich Rückfragen von Kunden, die ab Januar keine PDFs mehr akzeptieren wollen.
Was sich in der Buchhaltung ändert
Mit strukturierten Rechnungen entfällt das Abtippen. Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit stehen maschinenlesbar in der Datei und werden automatisch vorkontiert. Die Rückfragenliste, die wir monatlich schicken, wird kürzer; die BWA wird früher fertig.
Für Mandate, die ihre Belege bereits digital über das Portal einreichen, ändert sich am Ablauf nichts — nur das Format der Datei.
Wie das in Ihrem Betrieb aussieht, klären wir am schnellsten im Erstgespräch. Erstgespräch vereinbaren.
