E-fatura nedir — ve ne değildir
E-fatura, Avrupa normu EN 16931’e uygun yapılandırılmış elektronik formatta bir faturadır. Almanya’da uygulamada iki format vardır: XRechnung (saf XML) ve ZUGFeRD 2.x sürümünden itibaren (gömülü XML dosyalı bir PDF). Her ikisini de bir yazılım elle giriş olmadan işleyebilir.
E-posta ile gönderilen PDF fatura, e-fatura değildir. 2025’ten beri kâğıt gibi „diğer fatura“ sayılır. Müşteri görüşmelerinde en sık karışıklık budur: şimdiye kadar PDF gönderen geçiş yapmamıştır.
Hangi süreler geçerli
Yükümlülük, yurt içi şirketler arasındaki (B2B) işlemler için geçerlidir. Özel müşterilere kesilen faturalar etkilenmez.
1 Ocak 2025’ten beri her şirket e-fatura alabilmeli ve arşivleyebilmelidir. Bir e-posta adresi ve bir saklama yeri yeterlidir; alıcının onay hakkı artık yoktur.
31 Aralık 2026’ya kadar şirketler, alıcı kabul ederse faturaları kâğıt veya PDF olarak düzenleyebilir. 1 Ocak 2027’den itibaren e-fatura zorunludur — bir istisnayla: önceki yıl cirosu 800.000 €’ya kadar olan şirketler 31 Aralık 2027’ye kadar diğer faturaları düzenlemeye devam edebilir. 1 Ocak 2028’den itibaren düzenleme yükümlülüğü herkes için geçerlidir.
UStG § 19 kapsamındaki küçük işletmeler düzenleme yükümlülüğünden muaftır ancak e-fatura alabilmelidir. 250 €’ya kadar küçük tutarlı faturalar ve biletler istisna kalır.
Dört adımda geçiş
Birincisi: alımı netleştirin. Gelen faturalar için sabit bir e-posta adresi ve dosyayı değiştirmeden on yıl okunabilir tutan bir saklama yeri. Bizde bu Müşteri Portalı üzerinden yürür — XML doğrudan muhasebeye aktarılır.
İkincisi: düzenlemeyi kontrol edin. Çoğu fatura programı, stok ve zanaatkâr sistemi artık XRechnung veya ZUGFeRD üretebiliyor. Sağlayıcıya „EN 16931“ profilini sorun ve bir test faturası ürettirin.
Üçüncüsü: süreci belirleyin. Faturaları kim keser, gelen faturaları kim kontrol eder, kim onaylar. Bu, GoBD’ye göre süreç dokümantasyonuna girer — doğruysa bir paragraf yeterlidir.
Dördüncüsü: kesim tarihi koyun. 2026 sonuna kadar geçiş yapan, Ocak’tan itibaren PDF kabul etmek istemeyen müşterilerin sorularından kurtulur.
Muhasebede ne değişir
Yapılandırılmış faturalarla elle giriş ortadan kalkar. Fatura numarası, tutar, vergi oranı ve vade dosyada makine tarafından okunabilir durumdadır ve otomatik ön kayıt yapılır. Aylık gönderdiğimiz soru listesi kısalır; BWA daha erken hazır olur.
Belgelerini zaten portal üzerinden dijital ileten dosyalar için akışta bir şey değişmez — yalnızca dosyanın formatı.
Bunun sizin işletmenizde nasıl göründüğünü en hızlı ilk görüşmede netleştiririz. İlk görüşme randevusu alın.
